Digitalisierung

In der Digitalisierung müssen Kompetenzen und Fähigkeiten der Mitarbeiter mit dem richtigen Wissen und Mindsets auf die entsprechenden Rollen und Aufgaben angepaßt oder aufgebaut werden.

Remote Team-Work und Remote Team-Services mit den Nutzerteams entwickeln und umsetzen - Insbesondere im Falle von hybriden Home Office Arbeitsmodellen

Albert Thienel
Experte
Getrieben durch die "soziale Distanzierung in Folge der Corona Pandemie" wurden Remote Team-Work und Remote-Service Lösungen wie MS Teams, der Notfallsituation geschuldet, ad-hoc eingeführt ohne Kollaborationskonzept. In vielen Fällen existierte zuvor schon kein professionelles Kollaborationskonzept.

Remote Lösungen sind aber auf die Team- und Einsatzkonzepte auszurichten, sonst entfalten sie nicht ihren Nutzen und hinterlassen demotivierte Anwender statt überzeugter Nutzer.
Viele Remote Lösungen bieten inzwischen eine sehr umfangreiche Anwendungsbreite, die nutzerorientiert auf das Kollaborationskonzept und den zu erfüllenden Zweck (Purpose) des Teams anzupassen sind.

Die Kollaborationskonzepte unterscheiden sich je nach Teamzweck und Teamszenario (z.B. Managementteam, Projektmanagementteam, operatives Serviceteam, Scrum Team, Remote Service Teams rund um den Lebenszyklus von Maschinen und Anlagen, hybride Home Office Teams mit Teammitglieder ganz oder teilweise im Home Office).

Typische Themen, die in den Teams zu erarbeiten und abgestimmt werden sind z.B.:

1. Das gemeinsame Teamverständnis (z.B. Purpose, Ziele, Aufgaben, Rollen, Verantwortung und Zuständigkeiten, Entscheidungs- und Eskalationsprozesse, Teamarbeitspräferenzen, Teambildung in ergänzenden Teamkonstellationen, remote Informations- und Zusammenarbeitskodex, soziale Beziehungen remote pflegen, gemeinsame Routinen, Teamkultur und -werte, Test-Lern-Mentalität im Remote Working, Team Performance Management und stetige Reduktion unnötiger Zeitverschwendung).

2. Das gemeinsame Arbeitsmodell (z.B. Leistungsportfolio, Prozess- und Methodenstandards, die Anforderungen an zentrale Arbeitsabläufe über mehrere Personen und Teams hinweg, Auswahl und Festlegung der Nutzungsszenarien (User Cases) der verschiedenen Kollaborationstools, Automatisierbarkeit sich wiederholender Arbeitsabläufe und Aufgaben, Ausgleichs- und Flexibilitätsszenarien in Arbeitsspitzen sowie ggf. Orientierung an einem Framework, wie z.B. Projektmanagement (Prince II), Lean Management, Business Model Generation, Scrum oder andere, agile oder unternehmensspezifische Frameworks).

Die Klärung der Schnittstellen und Anforderungen an teamübergreifende Prozesse ist eine sehr nutzenbringende Herausforderung, insbesondere im Hinblick auf alle Teamfunktionen in Unternehmenszentralen, die in Folge der Pandemie zum größten Teil Remote Team-Work praktizieren. In mehreren Projekten in Konzernzentralen konnten entlang teamübergreifender Prozesse hohe Zeit- und Mittelverschwendungen reduziert, aber auch eine Vielzahl ungeklärter Team- und Organisationsfragen einer dringenden Klärung zugeführt werden.

Microsoft Teams bietet hier z.B. die Möglichkeit mit einer Power Plattform (Power Automate, Power BI) ausgewählte Unternehmensprozesse (z.B. Vertriebs-, Projektmanagement-, Bestell-, Entscheidungsprozesse) zu automatisieren, Strukturen zu schaffen und kundenorientierte End-to-End Workflows zu unterstützen. In einer Microsoft Productivity Library können sich Nutzerteams mit Nutzer-Szenarien und Best Practices (z.B. branchen- oder funktionsspezifische automatisierte Standardprozesse und Aufgabenstellungen) auseinander setzen, adaptieren oder ihre teamspezifische Lösung entwickeln. Auch wiederholend zu erledigende Aufgaben lassen sich mit Power Automate automatisieren und können so zur Entlastung jedes Teammitgliedes beitragen.

Siemens rollt aktuell eine Büro-App an mehr als 100.000 Mitarbeiter aus, mit der u.a. ermittelt werden kann, ob noch ein Büroplatz frei ist oder die Kapazitätsobergrenze erreicht wird. Mit dem nächsten Update soll es möglich werden einen Raum oder einen Schreibtisch zu reservieren. Über die aktuelle, lokale Corona Situation kann informiert werden und in die Festlegung der Kapazitätsobergrenze einfließen.

Zugrunde liegt auch hier ein hybrides "New Normal Working Model", bei dem Homeoffice, Co-Working-Büros, Präsenz-Zeiten im Büro und mobiles Arbeiten sich je nach Bedarf und Machbarkeit sinnvoll ergänzen sollen. Die Mitarbeiter sollen befähigt werden ihre Arbeit selbst zu gestalten, um an den Arbeitszielen orientiert die besten Ergebnisse zu erzielen. Damit verbunden ist eine Weiterentwicklung der Unternehmenskultur und des Führungsverständnisses (Teamführungsverständnis), welches sich an den Ergebnissen orientieren soll. Siemens möchte sich auch mit diesem Arbeitsmodell weltweit als attraktiver Arbeitgeber positionieren, um die besten Talente zu gewinnen und zu halten sowie die Vielfalt in den Teams zu steigern.

Telefónica Deutschland möchte mit einem flexiblen Hybridmodell die Vorteile von mobilen wie auch Vor-Ort-Arbeiten flexibel ausschöpfen und neue Möglichkeiten für deutschlandweite Stellenbesetzungen sowie persönlichen Lebensmodellen schaffen. Fünf entscheidende Schritte werden unternehmensweit verfolgt:

I. Working Anywhere - arbeiten, wo es am produktivsten ist: Mitarbeiter sollen ihren Arbeitsort künftig in Absprache mit der Führungskraft flexibel danach wählen können, wo sie am produktivsten sind.

II. Working Anytime - Arbeits- und Lebenszeit flexibel gestalten: Im gesetzlich möglichen Rahmen zwischen Montag bis Samstag zwischen 6 -23 Uhr möchte Telefónica größtmögliche Flexibilität anbieten für einen selbst bestimmten Einsatz der Arbeitszeit, insbesondere für Eltern. Dies wurde schon während der Pandemiezeit praktiziert.

III. Outcome-based Leadership - Führung mit Fokus auf das Ergebnis: Im Fokus steht das Ergebnis und nicht in erster Linie wo und wann es zustande kommt.

IV. Digital by Default - Virtuelle Meetings als neuer Standard: Nur noch bestimmte Formate, wie z.B. Kreativworkshops, besondere Einzelgespräche und Teamveranstaltungen werden "in Präsenz" stattfinden.

V. 70% Less Travel - ein klares Zeichen für die Umwelt: Reisen für interne Meetings sollen Dank "virtuelle Meetings als Standard" auf ein Minimum reduziert werden. Dies spart Zeit und Kosten sowie alleine bei Telefónica 600 Tonnen CO2 pro Jahr.

Im derartigen Umfang wird schnell aus einer Teamentwicklung und anschließendem Follow-ups zur Umsetzung ein umfangreiches, unternehmensweites Transformationsprojekt. In größeren Unternehmen gilt es dann Managementteams als Multiplikatoren des Transformationsprojektes zu gewinnen, zu trainieren und in der Umsetzung mit ihren Teams zu unterstützen. Besonders ausgebildete Key-User (Champions) unterstützen die Teammitglieder vor Ort in der Systembedienung, Systemnutzung und mit konkreten Tipps direkt vor Ort.

Für viele Unternehmen ein zwingend notwendiges Transformationsprojekt zur professionellen Weiterentwicklung der Remote Arbeits- und Geschäftsmodelle, zur Vorbereitung auf weitere Pandemieentwicklungen und zukünftige, strategische Herausforderungen.

Gerne unterstützen wir Sie mit Inhouse-Workshops und Follow-ups mit ihren Nutzerteams und/oder Multiplikatoren (Managementteams und Teamleitern).

Mehr dazu erfahren Sie auch in unseren IT-Schulungen Workshops:

Digital Team Leadership
https://www.it-schulungen.com/seminare/business-skills-und-fuhrung/fuhrungskrafte/digital-team-leadership.html

Kollaborationskonzepte für hybride Home Office Teams entwickeln und umsetzen
https://www.it-schulungen.com/seminare/business-skills-und-fuhrung/unternehmensfuhrung/kollaborationskonzepte-fur-hybride-home-office-teams-entwickeln-und-umsetzen-workshop.html

Digital Transformation Manager
https://www.it-schulungen.com/seminare/digitalisierung/digital-transformation-manager.html
und

Digital Team Leadership in der IT
https://www.it-schulungen.com/seminare/digitalisierung/digital-team-leadership-in-der-it.html

Coaching Teamführung
https://www.it-schulungen.com/seminare/business-skills-und-fuhrung/fuhrungskrafte/coaching-teamfuhrung-starken-bewusst-nutzen-und-entwicklungspotenziale-ergreifen-online-assessment-und-online-coaching.html

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