Digitalisierung

In der Digitalisierung müssen Kompetenzen und Fähigkeiten der Mitarbeiter mit dem richtigen Wissen und Mindsets auf die entsprechenden Rollen und Aufgaben angepaßt oder aufgebaut werden.

Remote Team-Work und Remote Team-Services mit den Nutzerteams entwickeln und umsetzen

Experte
Getrieben durch die "soziale Distanzierung in Folge der Corona Pandemie" wurden Remote Team-Work und Remote-Service Lösungen wie MS Teams, der Notfallsituation geschuldet, ad-hoc eingeführt ohne Kollaborationskonzept. In vielen Fällen existierte zuvor schon kein professionelles Kollaborationskonzept.

Remote Lösungen sind aber auf die Team- und Einsatzkonzepte auszurichten, sonst entfalten sie nicht ihren Nutzen und hinterlassen demotivierte Anwender statt überzeugter Nutzer.
Viele Remote Lösungen bieten inzwischen eine sehr umfangreiche Anwendungsbreite, die nutzerorientiert auf das Kollaborationskonzept und den zu erfüllenden Zweck (Purpose) des Teams anzupassen sind.

Die Kollaborationskonzepte unterscheiden sich je nach Teamzweck und Teamszenario (z.B. Managementteam, Projektmanagementteam, operatives Serviceteam, Scrum Team, Remote Service Teams rund um den Lebenszyklus von Maschinen und Anlagen, hybride Home Office Teams mit Teammitglieder ganz oder teilweise im Home Office).

Typische Themen, die in den Teams zu erarbeiten und abgestimmt werden sind z.B.:

1. Das gemeinsame Teamverständnis (z.B. Purpose, Ziele, Aufgaben, Rollen, Verantwortung und Zuständigkeiten, Entscheidungs- und Eskalationsprozesse, Teamarbeitspräferenzen, Teambildung in ergänzenden Teamkonstellationen, remote Informations- und Zusammenarbeitskodex, soziale Beziehungen remote pflegen, gemeinsame Routinen, Teamkultur und -werte, Test-Lern-Mentalität im Remote Working, Team Performance Management und stetige Reduktion unnötiger Zeitverschwendung).

2. Das gemeinsame Arbeitsmodell (z.B. Leistungsportfolio, Prozess- und Methodenstandards, die Anforderungen an zentrale Arbeitsabläufe über mehrere Personen und Teams hinweg, Auswahl und Festlegung der Nutzungsszenarien (User Cases) der verschiedenen Kollaborationstools, Automatisierbarkeit sich wiederholender Arbeitsabläufe und Aufgaben, Ausgleichs- und Flexibilitätsszenarien in Arbeitsspitzen sowie ggf. Orientierung an einem Framework, wie z.B. ITIL, Prince II, Lean Management, Kanban, Scrum oder andere, agile oder unternehmensspezifische Frameworks).

Die Klärung der Schnittstellen und Anforderungen an teamübergreifende Prozesse ist eine sehr nutzenbringende Herausforderung, insbesondere im Hinblick auf alle Teamfunktionen in Unternehmenszentralen, die in Folge der Pandemie zum größten Teil Remote Team-Work praktizieren. In mehreren Projekten in Konzernzentralen konnten entlang teamübergreifender Prozesse hohe Zeit- und Mittelverschwendungen reduziert, aber auch eine Vielzahl ungeklärter Team- und Organisationsfragen der dringenden Klärung zugeführt werden.

Microsoft Teams bietet hier z.B. die Möglichkeit mit einer Power Plattform (Power Automate, Power BI) ausgewählte Unternehmensprozesse (z.B. Vertriebs-, Projektmanagement-, Bestell-, Entscheidungsprozesse) zu automatisieren, Strukturen zu schaffen und kundenorientierte End-to-End Workflows zu unterstützen. In einer Microsoft Productivity Library können sich Nutzerteams mit Nutzer-Szenarien und Best Practices (z.B. branchen- oder funktionsspezifische automatisierte Standardprozesse und Aufgabenstellungen) auseinander setzen, adaptieren oder ihre teamspezifische Lösung entwickeln. Auch wiederholend zu erledigende Aufgaben lassen sich mit Power Automate automatisieren und können so zur Entlastung jedes Teammitgliedes beitragen.

In derartigen Umfang wird schnell aus einer Teamentwicklung und anschließendem Follow-ups zur Umsetzung ein umfangreiches, unternehmensweites Transformationsprojekt. In größeren Unternehmen gilt es dann Managementteams als Multiplikatoren des Transformationsprojektes zu gewinnen, zu trainieren und in der Umsetzung mit ihren Teams zu unterstützen. Besonders ausgebildete Key-User (Champions) unterstützen die Teammitglieder vor Ort in der Systembedienung, Systemnutzung und mit konkreten Tipps direkt vor Ort.

Für viele Unternehmen ein zwingend notwendiges Transformationsprojekt zur professionellen Weiterentwicklung der Remote Arbeits- und Geschäftsmodelle, zur Vorbereitung auf weitere Pandemieentwicklungen und zukünftige, strategische Herausforderungen.

Gerne unterstützen wir Sie mit Inhouse-Workshops und Follow-ups mit ihren Nutzerteams und/oder Multiplikatoren (Managementteams und Teamleitern).

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