Experte
21
Dez
2018
2018
von Albert Thienel
Forum: Allgemeines
In der Regel sind die Nutzer entlang des gesamten Arbeitsprozesses einzubeziehen (User Experience / User Journey), nicht nur in der Anpassung der Software, sondern insbesondere wie das zukünftige Arbeitssystem Nutzen stiften soll an den Arbeitsplätzen (User Stories), entlang der Arbeitsabläufe (Workflow Management), in der Zusammenarbeit entlang der Arbeitsabläufe mit Kollegen (ggf. crossfunktionale, interdisziplinäre Teams) oder ggf. Partnern aus anderen Unternehmen.
Mit einem neuen IT-System sind somit vielfach Formen der Kommunikation und Zusammenarbeit sowie Arbeitsabläufe mit den Beteiligten neu zu gestalten, z.B. Kollaborationsplattformen. Auch die Systemschulungen greifen häufig zu kurz, wenn nur die Systembedienung geschult wird, aber nicht mit den Mitarbeitern die optimale Nutzung des Systems zur Unterstützung der verschiedenen Arbeitsziele. Vielfach zeigt die Erfahrung, dass die Mitarbeiter dabei von den Tipps und Tricks untereinander eine Menge lernen können und ihr Prozessverständnis deutlich verbessern.
Führung von IT-Projekten in Transformationsprozessen bedeutet neben der IT-Technik insbesondere die Gestaltung des technisch-organisatorischen Nutzersystems, die Beteiligung der Anwender (ggf. auch Kunden, Mitarbeiter, Partner) an der Gestaltung des Arbeitssystems, die Arbeit in neuen Organisationsformen und Arbeitsprozessen, die Qualifizierung in Systembedienung und optimaler Systemnutzung sowie ggf. auch Themen wie Gesundheits- und Arbeitsschutz in der Transformation zu berücksichtigen.
Die IT ist Business Partner und muss das neue technisch-organisatorische Arbeitssystem mitgestalten und nutzenorientiert mit den Kollegen aus den betroffenen Bereichen ausrichten, damit das IT System erfolgreich angenommen und eingesetzt wird.
Im Transformationsprozess selbst sind vier Hauptthemen zu bearbeiten und eine Reihe von Fragen zu beantworten:
1. Der Wandlungsbedarf:
a. Hier ist zu informieren und im Dialog zu kommunizieren, warum soll das IT-Projekt angegangen werden und welcher Nutzen soll für wen erreicht werden. Die Kommunikations- und Dialogformate sind zu definieren.
b. Welcher Wandlungsbedarf besteht im Hinblick auf die Kompetenzen, Einstellungen und Verhaltensweisen der IT-Systemnutzer? Wie wandelt sich die Organisation, die Teamarbeit in den Abteilungen und entlang der Arbeitsprozesse sowie die Arbeitsziele zum Kundennutzen?
2. Wandlungsbereitschaft:
a. Warum sollten die Mitarbeiter engagiert im IT-Projekt mitwirken und sich umstellen? Welche Vorteile sind für die verschiedenen Nutzergruppe mit dem neuen IT-System verbunden? Wer ist wie betroffen von dem neuen IT-Arbeitssystem und was bedeutet dies für ihn (Betroffenheitsanalyse)? Welche Chancen und Risiken sehen die Mitarbeiter. Wie kann man gemeinsam gezielt die Chancen heben und die Risiken verhindern oder minimieren?
3. Wandlungsfähigkeiten:
Hier geht es z.B. nicht nur um die Kompetenzen, Handlungsweisen und Einstellungen der Nutzer, sondern auch des IT Teams selbst, um das neue IT-System einzuführen, weiter zu entwickeln und das gesamte Arbeitssystem nutzbringend zu entwickeln. Dies kann zur Neuorganisation der IT in Strukturen, Organisationsformen, Kompetenzen und Service Leveln führen.
4. Wandlungsziele: Was sind die Ziele des IT-Projektes in den unterschiedlichen Zielfelder? Wie wird gemessen und was sind die Zielgrößen? Wie wird der Erreichungsgrad der Nutzenaspekte überprüft sowie mit welchen Maßnahmen und Zielen das IT-Projekt nach der Einführung weiterentwickelt und optimiert werden? Werden Service Level Agreements vereinbart oder bereits Experience Level Agreements (XLAs), welche die Qualität und den Wert des IT-Services für das Mitarbeitererlebnis definieren, monitoren und stetig verbessern.
Führen von IT-Projekten bedeutet aber auch die Schritte des
Transformationsprozesse bewußt mit den ein zu beziehenden
Führungskräften zu planen und regelmäßig den Erfolg der Schritte und
Maßnahmen zu überprüfen. Zu den acht Schritten des zu gestaltenden Transformationsprozesses gehören z.B.:
• Das Bewusstsein für die Dringlichkeit und Notwendigkeit zu schaffen
• Eine Führungskoalition bilden zur gemeinsamen, verantwortlichen Umsetzung
• Hindernisse beseitigen, um schnelles Vorankommen zu ermöglichen
• Kurzfristige Erfolge erzielen und nicht lockerlassen
• Nicht nachlassen, lernen und engagiert weiter machen…..
Führen von IT-Projekten bedeutet insbesondere Menschen und Aufgaben zu verbinden. Menschen reagieren unterschiedlich auf Veränderungen. „Jeder Jeck ist anders, sagt der Rheinländer: Einige sind grundsätzlich veränderungskritisch, andere zumeist zu optimistisch, egal welches Veränderungsthema auf den Tisch kommt. Bestimmte Widerstände sind daher menschlich und immer zu erwarten. Risiken und Chancen eines IT-Projektes sind ausführlich mit den Beteiligten zu diskutieren, zu fixieren und Verantwortliche zur erfolgreichen Gestaltung der Chancen- und Risikothemen fest zu legen. Die Kollegen für die Transformation und das neue Arbeitssystem zu gewinnen ist die zentrale Aufgabe im Transformationsprozess.
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